D. Quali sono le regole di base per mettere in pratica un sistema di conservazione sostitutiva digitale a norma di legge?
R. Per mettere in pratica un sistema di conservazione sostitutiva digitale a norma di legge, vi consigliamo di rivolgervi a degli esperti del settore come noi o uno dei nostri concorrenti. Il processo è delicato ed giuridicamente rilevante, non si può scherzare o sbagliare. L'iter mette insieme delle competenze normative, amministrative ed informatiche, per cui non è di facile approccio per un "fai da te". Per dovere enunciamo comunque qui le principali regole di base:
· a) lavorare con documenti statici (non modificabili, senza macro e script)
· b) eleggere ed istruire il Responsabile della Conservazione
· c) implementare una sottoscrizione elettronica (firma digitale)
· d) implementare un sistema per il riferimento temporale
· e) implementare un sistema di marcatura temporale
· f) scegliere un idoneo supporto di conservazione
· [...] D. Posso scansionare i documenti cartacei e poi conservarli?
R. Certamente. Le modalità di conservazione sostitutiva però sono diverse per i documenti cartacei unici rispetto a quelli non unici. D. Quali supporti di memorizzazione posso utilizzare?
R. Posso utilizzare qualsiasi supporto che nel tempo sia "idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali". D. Quali caratteristiche deve avere il software di supporto alla conservazione sostitutiva?
R. Questa domanda è facile poiché basta dire la frase: "L’applicazione deve essere conforme alla DPR 445/2000, la delibera Cnipa 11/2204, e i decreti ministeriali in tema tributario, legale, fiscali". Questa frase dice tutto e niente! Quando comprerete un applicativo per la conservazione sostitutiva, dovrete capire se la persona o azienda che vi sta davanti ha le competenze normative, amministrative, informatiche e soprattutto relazionali per darvi, oltre al software, un servizio che vi aiuti realmente sul processo documentale (document management). D. Cos'è il file di controllo (o evidenza)? Cosa serve?
R. Il FILE DI CONTROLLO, è il file EVIDENZA (sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica. (DM 23 gennaio 2004) ) che contiene l’IMPRONTA (sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione alla prima sequenza di un'opportuna funzione di hash. (DM 23 gennaio 2004) ) di uno o più documenti. Il FILE DI CONTROLLO serve per verificare se il file di un documento che ci viene dato corrisponde o meno al file conservato a norma di legge (in poche parole se corrisponde o meno all’originale). D. Il Responsabile della Conservazione, deve essere menzionato da qualche parte o redigere qualcosa che attesti la sua attività?
R. Una volta individuato il Responsabile della Conservazione (RdC), dovrà essere compilato un manuale (detto "Manuale del Responsabile della Conservazione") dove viene descritto le procedure, le attività e le operazioni che esso compie per il corretto svolgimento della Conservazione Sostitutiva. Non si dimentichi che il RdC dovrà essere citato anche nella documentazione relativa alla Privacy.
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