D.  Quali sono i supporti di memorizzazione ammessi per la conservazione sostitutiva?
R.  Fino all’ultimo abbiamo riflettuto se era il caso o meno di rendere pubblico questa risposta, una conoscenza molto importante sia per noi che per i nostri concorrenti. Abbiamo pensato di renderla pubblica e dare anzi il più ampio respiro in quanto tale quesito ha suscitato molti dubbi e molteplici interpretazione della legge. La delibera CNIPA 11/2004 dichiara esplicitamente che "il processo di conservazione [...] avviene mediante memorizzazione su supporti ottici [...]", ma successivamente dichiara anche che "è data facoltà [...] di utilizzare [...] un qualsiasi supporto di memorizzazione [...] comunque idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle modalità previste dalla presente deliberazione". Ora la decisione passa ai vostri consulenti informatici che devono proporvi un supporto di memorizzazione che sia "idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali". La delibera dà spazio alla tecnologia (saggia decisione) ricordando però che le responsabilità (civili e penali) sono del Responsabile della Conservazione (nella maggior parte dei casi il titolare o l’amministratore).

D.  Quando è necessario far intervenire il notaio per convalidare la conservazione sostitutiva?
R.  Il notaio entra in gioco quando un’azienda privata vuole conservare dei documento analogici originali non unici. Il documento analogico originale non unico è quello che NON è possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. (Delibera CNIPA 11/2004)

D.  Quali sono le attività del Responsabile della Conservazione?
R.  Il RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE ha dei compiti sanciti dalla delibera CNIPA 11/2004 art.5. Elencarli tutti sarebbe lungo e avrebbe poco senso poichè sono già ben elencati nell’art. 5 della delibera CNIPA 11/2004. Si vuole qui solo ricordare che qualsiasi applicativo che implementerete (comprerete!) per la vostra azienda ai fini della conservazione sostitutiva, dovrà implementare, in modo semplice e possibilmente automatico, tutte le funzionalità ed attività necessarie al Responsabile della Conservazione. Questo è fondamentale poiché per un’azienda il Responsabile di Conservazione è usualmente il proprietario ovvero l’amministratore delegato oppure il responsabile amministrativo, che come tali hanno molteplici altre mansioni da svolgere e quindi non possono sobbarcarsi anche l’onere di redigere e definire il processo di conservazione sostitutiva. Per completezza, comunque, si vuole ricordare che le principali attività del Responsabile della Conservazione: (delibera CNIPA 11/2004 art.5)
1. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva:
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della
tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, ...
b) archivia e rende disponibili, ...
c) ...
d) verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;
e) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema ...
f) ...
g) ...
h) verifica ...
2. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare,...
3. Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti,...

D.  Come si può smaterializzare il cartaceo a norma di legge?
R.  La distruzione dei documenti è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione digitale (Conservazione Sostitutiva) che può essere applicata sia ai documenti informatici, sia a quelli analogici.

D.  Quando può essere distrutto il documento analogico d'origine?
R.  La distruzione di documenti analogici, di cui e' obbligatoria la conservazione, e' consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione digitale. (DM 23 gennaio 2004)