Se decide di ricorrere al ROI per sostenere l’esigenza di un piano di backup migliore o più attuale, il CIO può iniziare a collaborare con specialisti della sicurezza o con  il loro principale fornitore/venditore di sistemi di conservazione dati, per elaborare una valutazione verticistica del rischio, suddivisa per applicazioni e classi di dati.
Si consiglia di includere, in questa fase, anche una stima dei costi relativi all’eventuale perdita di dati ed un limite massimo di riferimento per i tempi di ripristino. La strategia migliore da sottoporre al consiglio di amministrazione va focalizzata sul ROI, legato sia alla conservazione dei dati che alle pratiche relative alla riduzione del rischio, includendo i seguenti argomenti:

Fermi operativi e perdita dati
Il CIO deve essere in grado di quantificare quanto costerebbe all’azienda la mancata disponibilità di dati critici per un lasso di tempo importante. L’analisi prevede la definizione del tempo necessario al ripristino, ed una valutazione dei costi nel caso in cui i dati non si potessero recuperare completamente.

Tempi di recupero
Quanto rapidamente l’azienda si può riprendere da una perdita di dati? Quali sono i costi, in termini operativi, di un’operazione di recupero? Quanto è efficace il sistema di backup esistente? I processi di salvataggio e recupero sono mai stati testati? Le risposte a queste domande possono chiarire se è necessario un supporto maggiore, al fine di garantire una preparazione più adeguata. Oppure, l’analisi può mostrare che l’azienda deve investire nel miglioramento o nell’aggiornamento dei processi di backup, per risparmiare su eventuali costi di recupero lungo la linea.
L maggior parte delle attività procede ad un tasso di recupero dati pari al 75%, mentre dovrebbe essere pari al 99%.

I procedimenti migliori
Le configurazioni dei centri di elaborazione dati possono cambiare da un momento all’altro, ma se la strategia di recupero non tiene il passo, questo si potrebbe scoprire solo troppo tardi, quando il danno è ormai fatto. “Dovete pensare al vostro schema di protezione dati come ad un ciclo vitale !”. “Vi servono livelli diversi di infrastrutture, per stoccare dati diversi in momenti diversi, in base al loro valore – e quei valori cambieranno.”
Proteggere I dati, significa anche investire in un protocollo del tipo “catena di custodia”, allo scopo di criptare e tracciare quando e come un dato è stato inserito ed archiviato, informazioni essenziali per ridurre i rischi legati alla sicurezza.
Gli esperti, inoltre, raccomandano alle aziende di standardizzare:
i processi di acquisto delle memorie dati
le procedure di backup delle informazioni – anche se effettuate in outsourcing- e di fornire agli amministratori di sistema strumenti di gestione centralizzati.
Anche il miglioramento dell’efficienza operativa si rivelerà vantaggioso. Quanto più rapidamente il personale avrà accesso ad informazioni accuratamente archiviate, tanto maggiore sarà il beneficio per l’azienda.

Il rispetto della normativa
Attualmente, molte società sono state costrette ad assumersi la responsabilità della conservazione e sicurezza dei dati in loro possesso, per salvaguardare investitori, soci, clienti ed impiegati. La sola normativa basterebbe a giustificare la vostra richiesta di un sistema di backup e recupero dati più affidabile.

Profitti futuri
Quando si tratta di servizio clienti, o di altri reparti con funzioni di servizio, la facile reperibilità di un dato può rivelarsi estremamente vantaggiosa. In termini di concorrenza, ci sono diversi modi di trarre vantaggio dalle pratiche di salvataggio dati.
Una gestione efficiente del backup dati può generare nuovi flussi di guadagno: Attualmente digitiamo qualsiasi tipo di informazione, e nei prossimi dieci anni avremmo a disposizione milioni di nuovi modi per estrarle, con sistemi che, al momento, neanche possiamo immaginare. Se vale la pena avere questi dati, tanto vale conservarli per sempre. Vedi per esempio la normativa riguardante la conservazione sostitutiva dei propri dati.

Investire nei supporti giusti
Non tutti gli strumenti di backup hanno la stessa tempistica in termini di ROI. Supponendo che un approccio al backup aziendale andrebbe visto, più che altro, come un piano di continuità operativa, gli analisti prevedono che molti CIO dovranno rivedere le loro strategie di conservazione dati.

“E’ fondamentale scegliere il supporto di backup che meglio bilancia il rapporto fra costi ed efficienza”. “Il nastro magnetico è forse il supporto più economico, ma può rivelarsi poco efficiente quando il recupero dati deve essere fatto in tempi molto brevi.”

Il costo dei dischi, d’altro canto, è diminuito, rendendo meno costoso e più affidabile il salvataggio dei dati su disco. “Il backup su disco può essere dal 30% al 50% più rapido di quello su nastro,” si consiglia anche alle aziende di valutare la gestione a lungo termine della duplicazione speculare all’esterno, in quanto i costi della banda larga si sono notevolmente ridotti. Tutti gli esperti concordano che la scelta migliore è la protezione continua dei dati, perché offre sempre la versione più aggiornata di un file garantendo, al contempo, un rapido recupero dei dati.

In conclusione, sostenere una tesi sul ROI, per proporre un’implementazione del sistema di backup, è più che una semplice valutazione sui supporti.

Se il nostro servizio di backup automatico farà risparmiare a voi o ai vostri collaboratori 1-2 ore al mese, si sarà già ripagato, anche senza dovervi salvare da una catastrofica perdita di informazioni.