D.  Quali vantaggi si legano all'adozione della conservazione sostitutiva?
R.  Con l’implementazione della conservazione sostitutiva, si hanno molteplici vantaggi tra i quali:
- Riduzione dei costi di archiviazione cartacea
- Facilità di ricerca e reperimento dei documenti
- Eliminazione materiale di consumo (carta, cartucce)
- Eliminazione costi di manutenzione dei sistemi di stampa
- Eliminazione affitti di immobili per la conservazione fisica della carta
- Snellimento delle procedure di conservazione della carta e delle ricerche: impiego di risorse umane in altre attività
...

D.  Posso scansionare i documenti cartacei e poi conservarli?
R.  Certamente. Le modalità di conservazione sostitutiva però sono diverse per i documenti fiscali cartacei unici rispetto a quelli non unici.

D.  Quali supporti di memorizzazione posso utilizzare?
R.  Posso utilizzare qualsiasi supporto che nel tempo sia "idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali".

D.  Cos’è il file di controllo (o evidenza)? Cosa serve?
R.   Il FILE DI CONTROLLO, è il file EVIDENZA (sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica. (DM 23 gennaio 2004) ) che contiene l’IMPRONTA (sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione alla prima sequenza di un'opportuna funzione di hash. (DM 23 gennaio 2004) ) di uno o più documenti. Il FILE DI CONTROLLO serve per verificare se il file di un documento che ci viene dato corrisponde o meno al file conservato a norma di legge (in poche parole se corrisponde o meno all’originale).

D.  Cos'è la fatturazione elettronica?
R.  Con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del Decreto Legislativo 52/2004, la fattura elettronica diventa una realtà anche nel panorama italiano. La fattura elettronica (o e-inoicing) è un sistema di trasmissione elettronica già in uso presso le grandi aziende, ovvero un servizio di presentazione e pagamento elettronico delle fatture. Fermo restando il consenso del destinatario della fattura come prerogativa essenziale all'emissione in forma elettronica, la fattura elettronica (che rispetta alcuni prerogative) ha valenza ai fini IVA. La dematerializzazione elettronica delle fatture apporta alle imprese una drastica riduzione dei costi per il trattamento delle stesse.

D.  Cos'è l'e-mail certificata?
R.  L' e-mail certificata è una e-mail distribuita da un servizio di posta elettronica certificata. Il servizio di posta elettronica certificata garantisce il recapito certo del documento, la sua sicurezza e integrità, e l'accertamento della sua provenienza, dando piena validità legale a tutte le comunicazioni che necessitano di ricevute di invio e di consegna. Il sistema realizzato deve essere in totale conformità delle norme in materia di trasmissione elettronica dei documenti informatici.

D.  E' possibile conservare su supporto informatico documenti fiscali e distruggere gli originali cartacei?
R.  Certamente. Le modalità di conservazione sostitutiva però sono diverse per i documenti fiscali cartacei unici rispetto a quelli non unici.